आन्तरिक सर्कुलर नं. १
लाई ः कार्यकारी निर्देशक, उप–कार्यकारी निर्देशक, कार्यक्रम निर्देशक, सहायक निर्देशक, शाखा प्रमुख तथा
कार्यक्रम संयोजक, कार्यक्रम अधिकृतहरु सोसेक दैलेख
ले ः हीरासिंह थापा अध्यक्ष सोसेक दैलेख
विषय ः संस्थाको रणनैतिक व्यवस्थापन परिवर्तनसंगै केही आन्तरिक कार्यालय व्यवस्थापन ।
उपरोक्त सम्वन्धमा यस संस्थाको २४ औं वार्षिक उत्सव तथा साधारण सभा र ९ औं अधिवेशनवाट मलाई अध्यक्ष निर्वाचित गरेको कुरा सवैलाई जानकारी नै छ । मलाई अध्यक्षको गरिमामय पदमा निर्वाचित हून सहयोग गर्नु हुने सम्पुर्ण साथीहरुलाई धन्यवाद दिन चाहन्छु । परिवर्तित सन्दर्भमा नयॉ कार्यसमितिको निर्वाचन भएकोले संस्थामा विगतमा दिएका सेवा केही परिवर्तन गरि संस्थालाई जनताको मनोभावना अनुसार चल्ने र जवाफदेहि संस्थाकोरुपमा विकास गर्न अति नै आवस्यक छ । संस्थाको छविलाई समुदायमा उच्च राख्ने दायित्व फिल्डमा कार्यरत कर्मचारी र त्यस परियोजनाको संयोजकको हो भन्ने कुरा कसैले नकार्न सक्दैन । त्यसैले अव देखि संस्थामा तपसिल वमोजिमका उल्लेखित कुराहरुलाई सुधार गरी अनिवार्यरुपमा लागु गर्नुपर्ने देखिन्छ । त्यसैले यी तपसिलका वुदाहरुलाई आ–आफ्नो तह र तप्कावाट कार्यान्वयन गर्न गराउन अनुरोध गर्दछु ।
सहयोग र समन्वयको लागि धन्यवाद, ।
तपसिल
- संस्थाको पहिचानलाई कायम राख्न कार्यालय समयमा कार्यालयमा वस्दा संस्थको परिचय पत्र अनिवार्य लगाउने र आफु मातहतका कर्मचारीहरुलाई लगाउन लगाउने ।
- संस्थामा खाजा खाने समय १ः३० देखि २ः०० वजेसम्म तोकिएकोले तोकिएको समय भन्दा अगाडी र पछाडि खाजा खान जाने वजार विना कारण देखिने र होटेलमा वसेर ग्याम खेल्ने जस्ता कार्य तुरुन्त वन्द गरिनु पर्दछ ।
- कार्य समिति र सिनीयर स्टाव वैठकका निर्णयहरु आफु जानकार हुने र आफु अन्तरगतका स्टावलाई जानकारी दिनेका साथै कार्य समितीवाट भएका निर्णयको अनिवार्इ कार्यान्वयन गर्ने ।
- सिनीयर स्टाव वैठक र सवै परियोजनाका मासिक वैठकहरु हरेक महिना अनिवार्य गर्ने र सो को जानकारी कार्यकारी निर्देशक÷उप कार्यकारी निर्देशक मार्फत मलाई गराउने ।
- कार्यालयमा कार्यरत कर्मचारी कुनै एक व्यक्ति नभई संस्था भएकोले संस्थामा कार्यरत कर्मचारीह?ले कार्यालय समय भित्र प्रयोग गरिने भाषा सभ्य र सम्मानजनक बनाउनुपर्छ । (एक ले अर्कोलाई आदर सम्मानको भाषा प्रयोग गरिनु पर्छ )
- संस्थाबाट संचालन गरिने कुनै अभियान वा कार्यक्रम सम्पन्न भइसकेपछि समिक्षा हुनुपर्छ । त्यसले राम्रो र नराम्रा पक्षह? छुट्याउन सजिलो हुन्छ । राम्रो पक्षलाई निरन्तरता दिदै नराम्रा पक्षहरुलाई निरुत्साहित गर्न सहयोग पुग्छ ।
- जिल्ला भित्र वा वाहिर कार्यक्रम संचालन गर्दा संस्था भित्र र वाहिर समन्वय गरि कार्यक्रमलाई कसरी प्रभावकारी वनाउने सोच राख्नु पर्ने ।
- कार्यरत कर्मचारीहरु विचमा सिकाई र अनुभव आदान प्रदान गर्ने वातावरण मिलाउनुपर्छ ।
- साथीहरु विच हरेक दिन वा हप्तामा एक पटक साँझ कार्यालय समय सकिने वेला कार्यालयमा सम्भव भएका स्टावहरु विच वैठक वसी के गर्न सकियो र के गर्न सकिएन भोली वा आउदो हप्ता के गर्ने विषयमा छलफल गर्दा आन्तरिक समन्वयको पाटो वलियो हुने भएको सो कार्य गरिनु पर्नेछ ।
- हरेक महिना सुपरभाईजरले आफु मातहतका कर्मचारीलाई छुट्टै एक आपसको समिक्षा गरि त्यसको फिड व्याक लिने दिने काम गर्ने र त्यसलाई डकुमेन्टेसन गर्ने ।
- संस्थाको पुरा नाम लेख्दा सामाजिक सेवा केन्द्र (सोसेक) नेपाल लेख्ने र छोटकरीमा लेख्दा सोसेक नेपाल मात्र लेख्ने अग्रेजीमा छोटकरीमा लेख्दा SOSEC Nepal लेख्ने ।
- फिल्डमा कार्यरत कर्मचारीहरुले पाएक पर्ने स्थानमा सम्भव भएसम्म सप्ताहिक वैठक वस्ने व्यवस्था मिलाउने ।
- हरेक महिना हरेक परियोजनाले कम्तीमा २ वटा सफलताको कथा लेखि पठाउने व्यवस्था मिलाउने ।
- संस्थाले संचालन गरेका कार्यक्रमको जवाफदेहि सेवा, सुनुवाई तथा गुणस्तरिय कार्यकम कार्यान्वयन लागि स्थापना गरीएको गुनासो सुनुवाई सयन्त्र अन्तरगत रहेको निशुल्क टेलीफोन सेवाका लागि NTC user 16608942001 र Ncell user 9801574888 प्रचार प्रसार अनिवार्य गर्ने र आफु सहभागि भई वोल्ने अवसर पाउदा पनि निशुल्क टेलीफोन सेवाको वारेमा जानकारी गराउने ।
- संस्थाले विगत वर्षमा समुदाय स्तरमा गरिएका सहयोगको हाल भएको परिवर्तन वा अवस्थावारेमा पनि मासिकरुपमा रिर्पोट गर्ने व्यवस्था मिलाउने ।
- संस्थाको सो कामको लागि तोकिएका व्यक्ति वाहेकका सिनियर म्यानेजमेन्टवाट सक्भर फिल्डका स्टावहरुसंग कामको वारेमा कुरा गर्ने वातावरणको अन्त्य गर्ने
- महिला र वालवालिका केन्द्र दैलेख र कालिकोटले नियमितरुपमा कर्णाली प्रदेशमा भएका महिला र वालवालिकाको अधिकार हनन घटनाको न्युज वा अन्य कुनै माध्यमवाट वाहिर आएका घटनाहरुको अभिलेखिकरण गर्ने । कालिकोटले कालिकोट, जुम्ला, हुम्ला, मुगु र डोल्पा र अन्य जिल्लाको हकमा । दैलेखवाट सक्भर एउटै वालहेल्पलाईन म्यासेन्जर ग्रुप वनाउने र पत्रकार वा अन्य सहयोगीलाई जोडि थाह भएका घटनाको न्युज वा अन्य सेयर गर्न अनुरोध गर्ने तर हामीले त्यसमा सेयर नगर्ने ।
- संस्थाले लिएको विहेवारी, २० वर्ष पारि, मर्यादित महिनावारी हामी सवैको जिम्मेवारी लगायतका अभियानहरुलाई सवै कर्मचारीहरुले आफु र अन्तरगतमा साथीहरुले कार्यान्वयन गर्ने तथा आफु सहभागि कार्यक्रममा अनिवार्यरुपमा यसको विषयमा वहश गर्ने ।
- संस्थाको कार्यालयमा कार्यरत भएको वेला अनावस्यकरुपमा फेसवुक र अन्य सामाजिक संजालमा संलग्न नहुने ।
- साझेदार संस्थासग भएको सम्झौता वमोजिम रिर्पोट वाहेक मासिकरुपमा संस्थागत रिर्पोट गर्ने प्रणालीके विकास गर्ने भएकोले हरेक महिनाको रिर्पोट अर्को महिनाको ७ गते भित्र पेश गर्नु पर्नेछ ।
- संस्थामा कार्यरत कर्मचारीहरुले परियोजनाको साथै संस्था विकासका लागि अनिवार्य समय व्यवस्थापन गर्नुपर्नेछ र संस्थागत विकासका लागि जारी गरिएका कार्य निर्देशन आदी तोकिएको समय भित्र सम्पन्न गरिनु पर्नेछ ।
- संस्थागत तथा परियोजनागत कर्मचारीहरुले तहगतरुपमा साप्ताहिक कार्य योजना अनिवार्य पेश गरेको हुनु पर्नेछ ।
- सिनियर म्याजेजमेन्ट वा तहगतरुपमा रहेका साथीहरुले मागेका डाटाहरु वा अन्य संस्थासंग सम्वन्धित काम अनिवार्य तोकिएको समय भित्र गरिनु पर्नेछ ।
हीरासिंह थापा
अध्यक्ष/संस्थापक
सामाजिक सेवा केन्द्र (सोसेक), नेपाल
आन्तरिक सर्कुलर नं. २
लाई ः कार्यकारी निर्देशक, उप–कार्यकारी निर्देशक, कार्यक्रम निर्देशक, सहायक निर्देशक, शाखा प्रमुख तथा
कार्यक्रम संयोजक, कार्यक्रम अधिकृतहरु सोसेक दैलेख
ले ः हीरासिंह थापा अध्यक्ष सोसेक दैलेख
विषय ः संस्थाको रणनैतिक व्यवस्थापन परिवर्तनसंगै केही आन्तरिक कार्यालय व्यवस्थापन ।
उपरोक्त सम्वन्धमा यस संस्थाको २४ औं वार्षिक उत्सव तथा साधारण सभा र ९ औं अधिवेशनवाट मलाई अध्यक्ष निर्वाचित गरेको कुरा सवैलाई जानकारी नै छ । मलाई अध्यक्षको गरिमामय पदमा निर्वाचित हून सहयोग गर्नु हुने सम्पुर्ण साथीहरुलाई धन्यवाद दिन चाहन्छु । परिवर्तित सन्दर्भमा नयॉ कार्यसमितिको निर्वाचन भएकोले संस्थामा विगतमा दिएका सेवा केही परिवर्तन गरि संस्थालाई जनताको मनोभावना अनुसार चल्ने र जवाफदेहि संस्थाकोरुपमा विकास गर्न अति नै आवस्यक छ । संस्थाको छविलाई समुदायमा उच्च राख्ने दायित्व फिल्डमा कार्यरत कर्मचारी र त्यस परियोजनाको संयोजकको हो भन्ने कुरा कसैले नकार्न सक्दैन । त्यसैले अव देखि संस्थामा तपसिल वमोजिमका उल्लेखित कुराहरुलाई सुधार गरी अनिवार्यरुपमा लागु गर्नुपर्ने देखिन्छ । मिती २०७८ भाद्र २६ गते जारी गरेका आन्तरिक सर्कुलरको साथै यी तपसिलका वुदाहरुलाई आ–आफ्नो तह र तप्कावाट कार्यान्वयन गर्न गराउन अनुरोध गर्दछु ।
सहयोग र समन्वयको लागि धन्यवाद, ।
तपसिल
- जिल्ला वा अन्य सस्थाको कार्यालयमा वेश भइ वस्ने परियोजना संयोजक वा कार्यक्रम प्रमुख वा विभिन्न विषय प्रमुखले महिनामा एक वा दुइ पटक फिल्ड भ्रमण गरी अनुगमन प्रतिवेदन अनिवार्य पेश गर्नु पर्ने छ । यसको लागि संस्थाले गाडी भाडा वा फिउल वाहेक अन्य कुनै छुट्टै दैनिक भ्रमण भत्ता दिने छैन ।
- मिल अधिकृतले महिनामा कम्तीमा एक पटक संस्थामा रहेका सवै परियोजना लागु भएका गाउँपालिकामा भ्रमण गरि त्यसमा मिल म्यासेजको प्रचार प्रसार गर्नुको साथै कर्मचारीहरुले मिल अवधारणा परिचालन गरीएको विषय सहित अनुगमन रिर्पोट अनिवार्य पेश गरेको हुनु पर्नेछ । यसको लागि संस्थाले गाडी भाडा वा फिउल वाहेक अन्य कुनै छुट्टै दैनिक भ्रमण भत्ता दिने छैन ।
- सस्थाद्रारा सम्वन्धित कर्मचारीलाइ दिएका सामग्री ल्पापटप क्यामरा आदी सकुसल संस्थामा वुझाउनु पर्ने छ । यदी सकुसल नवुझाएमा वनाउन लाग्ने खर्च सम्वन्धित कर्मचारीले व्यहोर्नु पर्नेछ ।
- संस्थाका निती नियमावली तथा साझेदारसंस्थासंग भएका सम्झौता वमोजिमका कम्पाइन्स परिपालन गर्ने जिम्मेवारी सम्वन्धित परियोजनाको लेखा प्रमुख र कार्यक्रम प्रमुखको भएकोले आफ्नो जिम्मेवारी सहि तरिकावाट वहन गर्ने कम्पाइन्स र निती नियमावली परिपालन नभई खर्चको विषयमा केही समस्या भएमा सम्वन्धित परियोजना कार्यक्रमका लेखा तथा कार्यक्रम प्रमुख नै जिम्मेवारी हुने यसवाट पछि संस्थामा केही समस्या आईपरेमा वा रकम जम्मा गर्नु पर्ने भएमा सम्वन्धित परियोजना तथा लेखा प्रमुख नै जिम्मेवारी भई गर्नु पर्नेछ । यस विषयमा संस्थाको कार्य समिति पदाधिकारी, कार्यसमिति सदस्य, कार्यकारी निर्देशक, उपकार्यकारी निर्देशकवाट केही हस्तक्षप भई कम्पाइन्स तथा निती नियमावी कार्यान्वयनको समस्या भएमा तत्काल लेखा प्रमुख र कार्यक्रम प्रमुखले सो विषयमा रिर्पोट वनाई संस्थाको कार्य समितिमा कार्यकारी निर्देशक वा उपकार्यकारी निर्देशक मार्फत पेश गर्ने पर्ने छ । यदी सो विषयमा जानकारि नदिइ पछि समस्या भएमा सो को जिम्मेवारी पनि सम्वन्धित लेखा प्रमुख र कार्यक्रम प्रमुख हुनेछ ।
- संस्थादारा तपसिलमा उल्लेखित निती नियमावली निर्माण तथा संशोधनको प्रक्रियामा रहेकोले १५ दिन भित्र यी विषयमा मसौदा निर्माण उपसमितीलाइ आवस्यक सुझाव दिने ।
तपसिल
- परामर्श तथा श्रोत व्यक्ति खरिद नियमावली
- तथ्यांक सुरक्षा निर्देशिका
- आकस्मिक कर्मचारी तथा स्वयंसेवक परिचालन निर्देशिका
- आर्थिक प्रशासन नियमावली २०७६ संशोधन
- कर्मचारी प्रशासन सम्वन्धि नियमावली २०७६ संशोधन
हीरासिंह थापा
अध्यक्ष÷संस्थापक
सामाजिक सेवा केन्द्र (सोसेक), नेपाल
तलकाे लिकवाट डाउनलाेड गर्नु हाेला ।
सोसेक नेपाल अध्यक्षको आन्तरिक सर्कुलर १
सोसेक नेपाल अध्यक्षको आन्तरिक सर्कुलर २